ZEITPLAN
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Erstellen und Verfolgen eines detaillierten Ablaufplanes |
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Erstellen einer Matrix für Zuständigkeiten und Kompetenzen |
FINANZEN
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Ermittlung des Finanzbedarfs |
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Ermittlung der Finanzierungsmöglichkeiten |
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Anpassung und Überwachung des Budgets |
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Inkasso der Teilnehmergebühren |
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Überwachung aller Zahlungsvorgänge |
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Gesamtabrechnung mit dem Veranstalter |
Finanzierung
Wohl eines der wichtigsten und schwierigsten Themen der Veranstaltung.
Wir sagen Ihnen...
HOTELZIMMER
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Beratung bei der Auswahl des Hotels |
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Verhandlungen mit dem Hotel |
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Festlegung der Zimmerkontingente |
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Verwaltung der gebuchten Kontingente |
ORT DER VERANSTALTUNG
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Beratung bei der Auswahl des Veranstaltungsortes |
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Beratung bei der Wahl der Tagungsräume |
DRUCKSACHEN
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Announcements, Call for papers und Programme, Webpage |
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Vorbereiten und Erstellen der Publikationen |
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Erstellen von Teilnehmerlisten, Schildern... |
KONGRESSBÜRO
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Einrichten eines kompletten Kongressbüros |
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Registrierung der Teilnehmer |
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Betreuung der VIPs, Referenten und Presse |
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Ausgabe der Tagungsunterlagen |
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Koordination und Überwachung des gesamten Ablaufes |
VERTRÄGE
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Einholen von Angeboten |
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Überprüfung der Vertragsinhalte |
AUSSTATTUNG / TECHNIK
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Auswahl und Bereitstellen der audio-visuellen Ausstattung |
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Ausstattung der Tagungsräume mit: |
ABLAUF-KOORDINATION
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Enge Abstimmung mit dem Organisations-Komitee |
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Sicherstellen des Informationsaustausches |
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Koordination aller Details am Tagungsort |
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Koordination aller Subunternehmer |
MARKETING
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Erstellung eines Marketingkonzeptes |
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Gestaltung des visuellen Erscheinungsbildes |
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Aufbereiten von Adressen, Versandaktionen und Pressearbeit |
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Sonstige Werbemaßnahmen z. B. Plakatierung, Promotion auf vorausgehenden Veranstaltungen |
INDUSTRIE / SPONSORING
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Rechtzeitige Akquisition der Aussteller und Sponsoren |
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Visuelle Konzeption und Darstellung |
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Komplette technische Vorbereitung |
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Überwachung des Auf- und Abbaus |
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Attraktive Sponsoring-Konzepte |
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Transparente Endabrechnung |
KONGRESSADMINISTRATION
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Komplette Verwaltung der Abstracts |
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Teilnehmerregistrierung Online |
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Treuhänderisches Inkasso |
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Bestätigung der Anmeldung und Zahlung |
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Korrespondenz mit den Teilnehmern |
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Datenaustausch und Kommunikation |